De voorbije dagen is er in de media heel wat onvolledige en foutieve informatie verschenen over de vernieuwing van het stedelijke wagenpark. Om elke vorm van misverstand weg te nemen en volledige transparantie te bieden, publiceert het lokaal bestuur Sint‑Truiden hieronder alle feiten, zoals officieel vastgelegd in de gemeenteraadsbeslissing, de collegebeslissing, het bestek, de gegunde offerte en de afsprakennota.

We geven een duidelijk, volledig en controleerbaar overzicht van wat precies werd beslist, welke voertuigen voorzien zijn, volgens welke regels ze worden toegekend en welke afspraken gelden voor medewerkers. Alle informatie in dit bericht is gebaseerd op officieel goedgekeurde documenten en is verifieerbaar. Het gebruik van functiegebonden dienstwagens is geen nieuw beleid. De huidige regeling bouwt verder op een systeem dat al jaren bestaat en deel uitmaakt van de werking van de organisatie.

Op 24 maart 2025 keurde de gemeenteraad de lastvoorwaarden en raming voor een nieuwe raamovereenkomst voor de leasing van voertuigen goed. Op 6 juni 2025 gunde het college van burgemeester en schepenen de opdracht aan Belfius Auto Lease (perceel 1) en Euro‑Trucks Claes (perceel 2). De raamovereenkomst geldt voor een periode van 48 maanden, met een geraamde totale waarde van 3.285.000 euro exclusief btw.

Strategische vernieuwing van de stedelijke voertuigenvloot

Het lokaal bestuur Sint-Truiden volgt een vlootvisie gericht op 2030, waarin de klemtoon ligt op duurzaamheid, kostenbeheersing en efficiënt beheer van de voertuigen. Daarbij wordt het aantal voertuigen gerationaliseerd van 64 naar 57, goed voor een vermindering van 10%.

De visie voorziet onder meer:

• een groter aandeel elektrische en hybride voertuigen,
• geleidelijke afbouw van diesel- en CNG-wagens,
• duidelijke vervangingsratio’s en onderhoudscycli,
• spreiding van in- en uitdienstnames voor efficiënt vlootbeheer.

Welke voertuigen worden voorzien?

De raamovereenkomst voorziet een uitgebreid pakket voertuigen, verdeeld over twee percelen. In perceel 1 gaat het om plug‑in hybride personenwagens, elektrische personenwagens, elektrische poolwagens voor gedeeld gebruik, elektrische gesloten bestelwagens en milieuvriendelijke lichte vrachtwagens tot 3.500 kilogram. In perceel 2, dat de voertuigen boven 3.500 kilogram omvat, voorziet het bestek milieuvriendelijke lichte vrachtwagens tot 7.500 kilogram en zware vrachtwagens tot 26 ton, die indien nodig kunnen worden uitgerust met onder meer een containersysteem of een laadkraan. Alle voertuigen binnen deze raamovereenkomst worden standaard uitgerust met veiligheidsvoorzieningen, airconditioning, GPS, bluetooth, zomer- en winterbanden, verzekering, onderhoud en pechverhelping.

Indicatieve aantallen binnen het bestek

De raamovereenkomst gebruikt vermoedelijke aantallen voertuigen als maximumcapaciteit, zonder dat de stad verplicht is om deze volledig te bestellen.

“Het lokaal bestuur stemt voor elke bestelling van een voertuig haar reële behoeften nauwgezet af op de operationele nood. Zo worden er effectief 8 personenwagens voorzien: één voor de burgemeester, twee voor de decretale graden (algemeen directeur en financieel directeur), drie voor technische managers en twee voor toezichters openbare werken. De overige voertuigen worden enkel besteld wanneer de organisatie daar een concrete, onderbouwde nood aan heeft, conform de doelstelling om rationeel en efficiënt met publieke middelen om te gaan”, vertelt burgemeester Ludwig Vandenhove.

Wie krijgt welk type voertuig?

De stad koppelt voertuigen niet aan personen maar aan functietypes en gebruiksprofielen, zoals vastgelegd in een duidelijke afsprakennota.

Type 1: Salariswagens (functiegebonden)

Voor medewerkers met:

• leidinggevende of strategische verantwoordelijkheid
• veel terrein- en dienstverplaatsingen
• werkzaamheden die niet haalbaar zijn met fiets of openbaar vervoer

Deze groep krijgt een plug‑in hybride of elektrische wagen. De functies bepalen welke prijsvork gebruikt wordt. Zo kunnen de burgemeester en de decretale graden kiezen uit het premium aanbod. De technisch managers uit het middenklasse aanbod en de toezichters openbare werken uit het standaard aanbod. (zie excel). De wagens in de excel-lijst zijn voorbeelden, in keuze zal men binnen de prijsvorken moeten blijven (eenheidsprijs excl BTW).

Type 2: Poolwagens

• Voor medewerkers met occasionele verplaatsingen
• Voor diensten zonder structurele nood aan een individuele wagen
• Voor tijdelijke vervanging bij onderhoud of schade

Poolwagens zijn altijd elektrisch.

“De inzet van functiegebonden dienstwagens is geen luxe, maar een doordachte keuze die onze organisatie nodig heeft om haar werking efficiënt te organiseren. Sommige functies zijn vandaag bijzonder moeilijk in te vullen. Een salariswagen helpt om talent aan te trekken en te behouden. Daarnaast zijn er medewerkers voor wie mobiliteit essentieel is om hun taak correct uit te voeren, omdat ze dagelijks op het terrein actief zijn of snel moeten kunnen schakelen tussen verschillende locaties. Ten slotte is het voor bepaalde profielen kostenefficiënter om een salariswagen ter beschikking te stellen dan om telkens individuele verplaatsingen te vergoeden. Bovendien gebeurt het privégebruik van een functiegebonden dienstwagen altijd volgens de wettelijke regels rond voordeel alle aard, zodat de regeling correct wordt toegepast. Medewerkers die slechts occasioneel verplaatsingen moeten doen, maken gebruik van onze elektrische poolwagens of deelfietsen. Zo blijven we efficiënt in ons mobiliteitsbeleid.”

Afstemming afsprakennota, bestek en offerte – hoe het proces verlopen is
Eerst werd een afsprakennota opgesteld met duidelijke budgetcategorieën per functieprofiel. Op basis daarvan werd het bestek uitgewerkt en aan de markt voorgelegd. Na ontvangst van de offertes bleken de marktprijzen lager dan de oorspronkelijke budgetvorken uit de afsprakennota, waardoor het lokaal bestuur de economisch meest voordelige offertes kon gunnen.

Later werd vastgesteld dat de vernieuwde afsprakennota uit 2025 en de gegunde marktprijzen niet volledig op elkaar waren afgestemd: de budgetvorken in de afsprakennota lagen hoger dan wat effectief door de markt werd aangeboden.

De afsprakennota werd intussen aangepast zodat ze opnieuw volledig aansluit bij de gegunde offerte.  Deze offerte zelf blijft ongewijzigd en vormt de bindende basis voor alle bestellingen.

In dat verband is eveneens gebleken dat er twee voertuigen werden besteld die, op het moment van de bestelling, boven het toenmalige budgetniveau van de gegunde offerte vielen. Dit situeert zich in de periode vóór de afstemming tussen offerte en afsprakennota.

Het lokaal bestuur onderzoekt momenteel op welke manier deze voertuigen correct kunnen worden verwerkt binnen de nieuwe, afgestemde regels. Daarbij wordt gekeken naar een bijpassing van het prijsverschil door het betrokken personeelslid.

Belangrijk: verschil tussen raamovereenkomst en leasecontractduur

“Het is essentieel om te verduidelijken dat de raamovereenkomst en de individuele leasecontracten verschillende looptijden hebben. De raamovereenkomst heeft een looptijd van 48 maanden. Dit is de periode waarin de stad bestellingen kan plaatsen. De leasecontracten van de voertuigen zelf hebben een langere looptijd: 60 maanden voor personenwagens in perceel 1 en 72 maanden voor bestelwagens en vrachtwagens in perceel 1 en perceel 2. Dit is normaal: individuele leaseovereenkomsten mogen doorlopen na het einde van de raamovereenkomst, omdat die enkel de bestelperiode bepaalt”, vertelt schepen van Overheidsopdrachten Günther Dauw.

Afsprakennota: duidelijke regels voor gebruik en beheer

Op dit moment geeft de afsprakennota duidelijke richtlijnen over:

• wie recht heeft op welk type voertuig
• verplicht onderhoud, zorgplicht en reiniging
• rookverbod in alle voertuigen
• verzekeringsmodaliteiten
• aansprakelijkheid voor boetes en schade
• regels bij langdurige afwezigheid of uitdiensttreding

De nota garandeert gelijke behandeling van medewerkers en ondersteunt een duurzame en kostenefficiënte vloot.

Concurrentieel met de privésector

“In een arbeidsmarkt waar de war for talent bijzonder scherp speelt en waar we steeds vaker concurreren met de privésector, is het belangrijk dat we functies met bijzondere expertise en verantwoordelijkheid ook correct en marktconform kunnen ondersteunen. Salariswagens maken daar in sommige functies deel van uit, altijd volgens objectieve criteria en duidelijke mobiliteitsprofielen. Dit staat ook duidelijk vermeld bij de vacature. Zo zorgen we voor een eerlijke, transparante en professionele vergoeding die past bij de taken en verantwoordelijkheden”, besluit burgemeester Ludwig Vandenhove, tevens bevoegd voor Personeelsbeleid.